熟考伝達

ブログに書くべきか書かざるべきか、悩みました。しかし、不満を不機嫌にしないためにも、オープンさせていただくことにしました。

株式会社設立にあたって、さまざまな手続きがあります。公証役場への定款認証の申請、法務局への法人登記の申請、税務署への法人設立の届け出、都税事務所への届け出、そして最後が社会保険事務所への社会保険（厚生年金、健康保険）のための手続きなどです。

先月22日に、いよいよ最後の手続きを行いました。つまり、事業者として社会保険事務所に社会保険（厚生年金、健康保険）の新規開設を行う申請手続きをしました。手続きに当たってくださった方から「来月1日または2日には届くでしょう」との予告をお知らせいただいていたので、ずっと待っていました。でも、10月1日も2日も届きませんでした。

3日は金曜日で、届かなかったので、週が明けて、10月6日に確認してみようと考えていました。幸い、申請書類のコピーをいただいていたので、問合せ先の電話番号も書かれていて、ここに問い合わせればきっとどうなったか、教えてもらえるだろうと思っていました。

6日（月）に朝から電話を10回以上かけてみても、話し中のためつながりません。

7日（火）は朝から社会保険事務所まで行って、受付の女性に、「こちらで新規開設の申請を先月22日にしたものですが」と言って、「1日か2日には書類が届くだろうと言われていましたが、届かないのです」と告げ、申請書類のコピーを見せました。

「少々お待ちください」

と言って、しばらく待っていました。すると、

「こちらの会社様については、24日に送付しています。こちらに送り返してきていないので、そちらにあると思いますよ」と。

「あのー、何で送られたのでしょうか？まさか、普通郵便ですか？」

「ええ。普通郵便です」

「え？　保険証が入ったものを普通郵便で送付するのですか？」

（この質問には答えず）「ちょっとお待ちください」といって上司のもとへ。

「郵便局と郵便受けを再度お確かめください。その上で、なければ再交付の手続きをしてもらわなければなりません。ですが、今度は、10月から組織変更となったので、こちら（社会保険事務所）ではなく、（全国健康保険）協会の方になります。」

絶句。でも、指示通り、郵便局と郵便受けを確かめなければならないので、まっすぐ最寄の郵便局へ。

そこで、普通郵便が届かない状況を説明すると、調査の申請用紙に書くように言われ、用紙とにらめっこ。

「いつ、誰が、どんな形・色の封筒、中身のものを、誰がどこへ投函したのか・・・」といった調査項目が残念ながらほとんど記述できません。そのため、郵便局がちゃんと調査することもできないでしょう。届け出自体、あまり意味がありません。とはいえ、（後で調査課の係長の指示で私に郵便局へ行けとの指示があったとわかったのですが）再度トライするためにも、まず、郵便局へ行って、やるべきことをやらなければならないのです。

「大切な保険証のようなものを普通郵便で送る、ということを社会保険事務所が行っているのです。どうか、郵便局から、簡易書留などで送るよう要望してください」とお願いしました。（でもおそらくこれは無視されるでしょう）

オフィスに戻り、ビル管理の方にも連絡し、不明な郵便物がないか調べてもらいました。当然、ありません。

午後、印鑑や（登記簿などの）書類を一式持って、社会保険事務所へ。特設デスクで、全国健康保険協会の担当者へ事情を説明しました。

「再交付の申請が必要です」

「私は交付を受けていないのです。なぜ、普通郵便で送ったりするのですか？」

「それは・・・コスト削減のため・・・」

「わかりました。再交付の手続きをしなければならいのでしたら、仕方がないのでしましょう。でも、記号ですか番号ですか、それは変えてもらえるのですね？　つまり、前送付したものはVOIDにしてもらえますよね」

「いいえ、同じ番号で発行します」

「ええ？　同一番号ですか？　保険証でサラ金からお金を借りできると聞いていますし、有効なカードがどこかにあるのは気持ちが悪いので、やめてほしいのですが」

「できません。写真付きではないので、お金を借りるときに使われる可能性はありません」と断言。

普通郵便で交付する書類・証明書を送ることといい、同じ番号のカードを発行することといい、何を考えているのだろ、いい仕事をすること、物事を確実に実行していくことをどのように考えているのだろ、と思いつつ、ぐっとがまんして言われるとおり、「再交付」の申請手続きを済ませ、会社へ戻りました。

翌日（今日8日）、たとえば、拾った人が保険証を利用して病院にかかるなどの不正が入り込む余地があるので、なんとか番号を変えることができないのか、もしできなければ、法的な手段（例えば発給自体をストップしてもらうよう、仮処分の申請をするなど）すら考えるべきではないか、と思いつつ、朝一番に社会保険事務所へ直行しました。

すったもんだして（「できない」「前例がない」「未着の場合は発給を受ける人が郵便局に届け出るのがこれまでの筋だ」など言われつつも）、課長と窓口の男性の二人と話し合いを続けました。

私は「（問題点は）カイゼンしてください。なんとか別の番号で発給し、前の未着の保険証は使えないようにしてください！　そして今度は決して普通郵便で送るようなことはやめてください！」と粘り続けました。

「（保険料を支払っている、クライアントである）出資者の話は、メモをとりながら話を聞いてもらえますか？　しかも、扱う対象がトラブルなのですから。会社で働いていて、クライアントと大切な話をするのに、メモもとらないような態度は、一般的に許されませんよ」と私は手厳しい注意も加えました。整理するとポイントは以下の通りです。

1. 以前発行した番号は抹消して新しい番号の保険証を発給してほしい
2. 普通郵便での郵送はやめ、記録郵便または窓口渡しにしてほしい
3. 再交付にあたって、理由を書かなければならないようにしてほしい（なんと理由を書かずに再交付できる仕組み！）
4. 再交付申請書のコピーがほしい（前日のコピーをもらいわすれていた）
5. 郵便局へ不達の届け出を出してほしい（→これは私がするのが筋だと却下されました）

なんと、目の前に座る課長は、「私たちが普通郵便で送付するようなことはしないでくれ、と本庁に嘆願していたにもかかわらず、コスト削減の名目のもと、2年前にこの方式に変えられた」「いつも私たちは本庁に改善提案を挙げているが却下されてしまう」「みなさんが、声を大にして外から言ってほしい」と。

「私は私でカイゼンのための努力はします。またクレームもします。しかし、社内（組織内）でちゃんと問題点をあげ、改善策をあげ、カイゼンしなければならいでしょう！　本社（本庁）の悪口を支店が言っても仕方ありません！　私たちにとっては、本店も支店も同じ会社です！　努力してください！　信頼は、改善していく姿勢があってこそ得られるものです！」と強く主張しました。

結局、いったん、最初の申請は、私から取り消し申請により取り下げころになりました。しかもその理由書まで書かされることになったのです。本来、コストダウンというメリットのため、不達というリスクを高めたのは社会保険事務所側であるにもかかわらず・・・。それでも、こちらの条件がほとんど満たされる方向に進んできたので、のむことにしました。

そして、申請取消と再度新規の申請を行うことなりました。すったもんだしているより、すいすいと書類を作成する方が早いものです。これで、めでたく、新しい番号が発行されるのです。2時間以上の時間がたっていました。そして、今度は交付する書類・保険証ができたときには、電話で呼び出してもらって、窓口で確実に手渡ししてもらうことにしました。もちろん、まだ、新しいものが届いたわけではないので、喜ぶのは早いかもしれません。

重要な書類で、何度でも同じ番号で発行されるものがあるでしょうか？　そして、申請者の要請で何度でも発行できてしまうのです。それをしかも普通郵便で送付するなんて！　それを指示する人が、本部（本庁）が悪い、と断言するのです。

信じられない、ガッカリ、落胆、不満・・・、何にも言えない気持ち。

でも、不機嫌にはなりたくないですね。どんなに、納得できないことであっても、それを受けた人がどうにか止めなければ、いやな気分の連鎖は続いてしまいます。だから、前のブログでそのことを書いた、というわけだったのです。どうか、硬直化した組織・仕組みこそ、カイゼンできるよう、声を聞く、声を出す、理性で判断することを切に願うところです。

これまで、努めて短いブログにしていたのに、とても長いものになってしまいました。また、不満めいたものは書きたくなかったのですが、ある意味、カイゼンのとても大切な例題のようなものだったので、お伝えすることにしました。どうかご了承ください。

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